働き方も多様化した昨今、テレワークは、感染症予防対策、通勤時間の短縮、仕事の柔軟性の向上、ワークライフバランスの改善といったことから導入される企業が多くなりました。
しかし、そういった中で社内のコミュニケーション不足が大きな課題となっています。
最近では、一部企業でコミュニケーション、コラボレーション、チームワークを改善するため従業員をオフィスに戻す動きが出始めています。
本コラムでは、コミュニケーションを活発にするポイントやオフィス空間デザインについて解説いたします。
オフィスでコミュニケーションが必要な理由
オフィスでのコミュニケーションはとても重要で必要不可欠なものになります。
では、どのような点で必要なのか見ていきましょう。
情報共有
オフィスでは、業務上の情報共有が必要不可欠です。個人で持っている情報を共有することで、チーム全体が効率的に業務を進めることができます。
コラボレーション
プロジェクトや業務において、複数の人が協力して取り組むことが必要な場合があります。その際、コミュニケーションを取りながら、お互いに役割を理解し、仕事を進めていく必要があります。
問題解決
業務上の問題が発生した場合、適切な対応をするために、チーム内でコミュニケーションを取り合うことが必要です。問題を把握し、解決策を考え出すために、複数の人が意見を出し合うことが重要です。
チームビルディング
オフィスでコミュニケーションを取り合うことで、社員同士の交流が生まれ、チームの結束力が高まります。その結果、より良い業績やプロジェクト成果を生み出すことができるようになります。
社員のモチベーション向上
社員同士がコミュニケーションを取り合い、互いに支え合うことで、社員のモチベーションが向上します。社員がやりがいを感じ、チーム全体が目標に向かって協力することができるようになります。
コミュニケーションが生まれるオフィスづくりのポイント
コミュニケーションの重要性はご理解いただけたかと思います。
では、そのコミュニケーションが生まれるオフィスにするにはどうしたらいいのか？
オフィスづくりのポイントを紹介いたします。
オープンスペースの導入
オープンスペースは、壁で仕切られた個室や、区切られた席ではなく、広いスペースを複数の人が共有する形態です。オープンスペースの導入によって、社員同士が自然にコミュニケーションを取り合うことができるようになります。
ミーティングルームの設置
ミーティングルームは、プライバシーが守られた空間でありながら、社員同士が会話やディスカッションを行うことができる場所です。プロジェクトの進行管理や、問題解決に役立ちます。
ラウンジスペースの設置
ラウンジスペースは、くつろぎながらコミュニケーションを取り合うことができる空間です。休憩時間や昼休みなど、社員がリフレッシュしながら交流を深めることができます。
コミュニケーションツールの活用
オフィス空間だけでなく、コミュニケーションツールの活用も重要です。ビデオ会議システムやチャットツール、ファイル共有ツールなどを活用して、リアルタイムでコミュニケーションを取り合うことができます。
コミュニケーションが活性化するオフィス空間デザイン
コミュニケーションを生み出すスペースに、どういったアイテムを置いて空間をデザインしていくかによって、コミュニケーションがより活性化していくかが変わってきます。
ここではおすすめのスペースとおすすめ商品の一部をご紹介します。
フリーアドレスのワークスペース
フリーアドレスを導入することで部署や島などが関係ない、フラットなワークスペースが実現します。他部署の人たちとも情報交換が活発になり、刺激を受けたり予期せぬアイディアが生まれたりもします。
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オープンなミーティングスペース
すぐに集まり情報を共有できる少人数や短時間の打合せにピッタリなミーティングスペース。必要に応じてテーブルやイスを移動させたり、レイアウトを変更することが簡単にできます。
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まとめ
オフィスでのコミュニケーションは重要ですが、社員個人のプライバシーも守られる必要があります。ミーティングルームや個室の設置などプライバシーが確保された空間を用意することも大切です。
以上のような点を考慮しながら、オフィス空間をデザインすることで、社員同士のコミュニケーションが円滑になり、さらに偶発的なコミュニケーションが生まれ、より生産性の高い職場環境を作ることができます。
コミュニケーションでお悩みの企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。
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